В период разработки и согласования договора (контракта) на охрану объекта необходимо ознакомиться с условиями размещения и организации службы охраны (постов) на охраняемом объекте, согласовать вопросы по документации для постов на охраняемом объекте.

Инструкции начальнику охраны, старшему смены, старшему поста и охранникам, положение о внутриобъектовом и пропускном режиме, схема каждого поста охраны, журналы, книги, график дежурств, выписки из приказов охранной организации по организации службы на объекте, выписку из приказа и инструкцию о порядке действий мобильной группы охранной организации, наблюдательное дело поста разрабатывается охранной организацией и согласовывается с заказчиком, как правило, сразу после подписания договора (контракта) сторонами, но не позднее суток до начала несения службы охранников.

До начала несения службы на постах необходимо подготовить охранников, ознакомить их с условиями несения службы и особенностями охраны объектов, издать соответствующие приказы о назначении охранников на посты, утвердить и согласовать графики дежурства охранников; провести осмотр внешнего вида, формы одежды, экипировки, инструктаж охранников.

Инструктаж проводится должностными лицами, ответственными за организацию службы в охранной организации, знающими особенности охраняемого объекта и оперативно-служебную обстановку в районе дислокации объекта. Инструктаж включает:

• краткую информацию по итогам службы за прошедшие сутки на постах;
• положительные примеры и имевшие место замечания в процессе выполнения задач по охране предыдущими сменами;
• вопросы оперативно-служебной обстановки на объекте и в районе его дислокации;
• изучение сотрудниками охраны служебной документации охраняемого объекта, особенностей несения дежурства.

В день, предшествующий дню начала работы постов, необходимо:

• представить охранников руководству объекта;
• провести приемку помещений, имущества, проверить исправность средств связи, охранных, пожарных технических средств, работу кнопок экстренного вызова полиции, наличие телефонных номеров экстренных служб, должностных лиц администрации и служб объекта, размещение средств пожаротушения;
• подписать акт приема объекта под охрану;
• уточнить задачи охранникам (время принятия объекта под охрану и его сдачи; участки объекта, требующие особого внимания и дополнительные меры по их охране; порядок проверки несения службы сотрудниками охраны старшим смены; порядок ведения служебных документов), организовать рабочие места постов охраны, укомплектовать их соответствующей документацией;
• согласовать взаимодействие охранников с дежурным администратором.
• При наличии ранее работавшей охраны на объекте, совместно с руководителем объекта, уведомить их руководство о своем вступлении в полномочия.
• С 00.01 часов дня выставления постов приступить к охране объекта.
• Уведомить органы внутренних дел района о взятии объекта под охрану (не позднее 5 дней с начала несения службы на посту охраны).

На объекте охраны должно присутствовать наблюдательное дело, содержащее следующую информацию:

• копия лицензии организации на частную охранную деятельность с приложениями;
• уведомление органов внутренних дел о взятии объектов под охрану;
• копия инструкции по организации охраны объекта с приложениями, утвержденная руководителем охранной организации и заказчиком. В инструкции должны быть определены обязанности охранников, их действия в случае прибытия проверяющих лиц, а также в случае нападения на охраняемый объект и при стихийном бедствии. Инструкция должна быть разработана с учетом требований о внутреннем распорядке и пропускном режиме, которые утверждены заказчиком для сотрудников его организации;
• должностная инструкция работников по обеспечению внутриобъектового и пропускного режимов;
• список номеров телефонов территориальных органов внутренних дел, специальных и аварийных служб;
• копия плана-схемы охраны объекта;
• график дежурств охранников на объекте;
• копию приказа охранной организации об откомандировании оружия с указанием лиц, ответственных за сохранность оружия; копию документа, разрешающего хранить и использовать оружие.

Каждый объект, подлежащий охране, должен иметь служебную документацию объекта, в которую входит:

• опись имущества охранной организации на объекте (посту);
• опись имущества заказчика, переданного охранной организации во временное пользование;
• Положение охранной организации о порядке проверки качества несения службы на объекте;
• Инструкция охранной организации о мерах безопасности при несении дежурства охранниками на объекте;
• должностная инструкция охранника;
• таблица позывных охранной организации при радиообмене на объекте;
• табель постам;
• Инструкция по правилам пользования комплексом технических средств охраны.

Книги и журналы:

• журнал учета мероприятий по контролю несения службы на объекте охраны;
• журнал приема и сдачи дежурства охранниками поста;
• журнал учета допуска посетителей на объект охраны;
• журнал учета контроля (осмотров) состояния объекта и дистанционного контроля несения службы;
• книга приема и выдачи радиостанций;
• книга учета проверок качества несения службы;
• книга учета въезжающего (выезжающего) автотранспорта;
• книга учета оружия и специальных средств;
• при необходимости другие книги и журналы.

Документы, предоставляемые заказчиком услуг охраны:

• копии заверенных заказчиком документов, подтверждающих его право владения или пользования имуществом, подлежащим охране;
• требования трудового внутреннего распорядка, а также внутриобъектового и пропускного режимов для сотрудников охраняемого объекта и посетителей;
• образцы пропусков для допуска на охраняемый объект;
• списки лиц, которым разрешен вход на охраняемый объект;
• списки государственных регистрационных номеров автомобилей, которым разрешен въезд на объект;
• списки сотрудников организации, которым разрешено парковать автомобили на территории объекта, с указанием государственных регистрационных номеров и времени пребывания на объекте;
• образцы материальных пропусков;
• списки телефонов организаций-арендаторов;
• списки телефонов аварийных и дежурных служб.

Контроль за выполнением службы осуществляется должностными лицами охранной организации. Он планируется методом составления графика проверки службы на определенный период, или по непосредственному распоряжению старших начальников с выдачей специального предписания отдельным должностным лицам на право проверки службы, когда это связано с необходимостью неплановой проверки объектов, а сотрудники охраны не знают в лицо должностных лиц. На этот случай в служебной документации должен находиться образец такого предписания.

Порядок организации охраны объекта и ведения документации может регламентироваться соответствующими методическими указаниями, согласованными с правоохранительными органами и при необходимости (при заключении государственного контракта, договора) с органами исполнительной власти или непосредственным заказчиком.